December 9, 2025

Kopfknete - KMU Weiterbildungen

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Wenn Digitalisierungs-Profis skalieren – Finance Transformation bei der viaschi Weiterbildung GbR

Der Kunde viaschi Weiterbildung GbR (bekannt als "Kopfknete") ist kein Standard-Kunde. Mit ihrer Plattform für adaptives E-Learning machen sie KMUs fit für die digitale Zukunft. Wer für effizienten Wissenstransfer und digitale Exzellenz steht, hat höchste Ansprüche an die eigenen Prozesse.

Die Herausforderung: Die Mission war klar: Weg von manueller Arbeit, hin zu strategischer Datenqualität. Kopfknete benötigte eine Finanzarchitektur, die nicht nur den Ist-Zustand abbildet, sondern für die Skalierung der nächsten 5 Jahre gebaut ist.

Die Lösung & Ergebnisse: Winkava Consulting modernisierte die Finanzbuchhaltung grundlegend. Durch die Umstellung auf vollständig digitale Prozesse konnten wir folgende Meilensteine erreichen:

  • Automatisierung: Implementierung einer OCR-gestützten, revisionssicheren Belegerfassung.
    • Ergebnis: Reduktion des manuellen Aufwands um über 60 %.
  • Datenqualität & Steuerung: Aufbau einer granularen Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), die Kosten exakt den einzelnen E-Learning-Modulen zuordnet, sowie Einführung eines dynamischen Liquiditäts-Forecastings.
    • Ergebnis: Echtzeit-Einblicke und Steuerung nach Daten statt Bauchgefühl.
  • Integration: Etablierung bidirektionaler, stabiler Schnittstellen zwischen ERP, Lernplattform und Finanzbuchhaltung.

Das sagt der Kunde

„Winkava Consulting hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern antizipiert. Besonders hervorzuheben ist die strategische Weitsicht: Es wurden Lösungen entwickelt, die unser erwartetes Wachstum der nächsten fünf Jahre perfekt abdecken.

Auch die Zusammenarbeit auf menschlicher Ebene war ein Gewinn. Bei technischen Herausforderungen agierte das Team stets pragmatisch und lösungsorientiert. Die Übergabe an unsere internen Teams erfolgte durch eine außergewöhnliche didaktische Aufbereitung, was die sofortige Akzeptanz der neuen Prozesse sicherte.“

Merlin Schirmer, viaschi Weiterbildung GbR